Anonyymi ilmoituskanava tehostaa yrityksen toimintaa

Pro Vastuullisuus -palvelu ja anonyymi ilmoituskanava käytännössä

Organisaatio voi korjata väärinkäytökset sisäsiististi

Anonyymi ilmoituskanava on EU-direktiivin velvoittama elementti väärinkäytösepäilyjen ilmoittamiselle. Direktiivin täytäntöönpanon määräaika lähestyy ja asia kannattaa laittaa kuntoon. Pääsääntöisesti velvoite koskee yli 50 työntekijää työllistäviä organisaatioita, mutta myös pienet, rahanpesulain piirissä olevat yritykset liitetään direktiivin piiriin.

Anonyymi ilmoituskanava, joka tunnetaan yleisesti myös whistleblower-direktiivinä (WBD), suomennettuna pilliin puhalluksena tai vähän pahansuovasti ilmiantokanavana. Tarkoitus on kuitenkin hyvänsuopa, sillä näin epäilyt väärinkäytöksistä voidaan hoitaa sisäsiististi organisaation sisällä. 

Tämän edellytys on, että yhtiön tai organisaation anonyymi ilmoituskanava on tietoturvallinen ja ilmoitusten käsittelyprosessi on uskottava.

Henkilöstölle ja sidosryhmille

Kanava on tarkoitettu organisaatiossa työskentelevien tai sen kanssa yhteydessä olevien henkilöiden käyttöön. Näin ollen esimerkiksi asiakkaat tai yhteistyökumppanit voivat nimettöminä tai myös nimellään, esittää epäilyksensä havaitsemastaan epäeettisestä toiminnasta tai EU-oikeuden rikkomuksista. 

Direktiivi ilmoituskanavasta edellyttää, että ilmoituksen tekijän on saatava vastaanottokuittaus ilmoituksestaan seitsemän päivän sisällä. Vastaus ilmoitukseen on annettava kolmen kuukauden sisällä. Ilmoituksen tekijä ei saa ilmiantonsa seurauksena joutua negatiivisten toimien kohteeksi. Jos anonyymin ilmoituksen tehnyt työntekijä joutuu irtisanotuksi ja ilmoittaja epäilee sen johtuvan menettelystään, niin työnantajan on pystyttävä osoittamaan irtisanomisen asialliset perusteet.

Epätietoisuutta whistleblower-direktiivin ja sen vaatimusten voimaantulosta

Lainsäätäjät markkinoivat anonyymiä ilmoituskanavaa yhtenä täydentävänä elementtinä yrityksen vastuullisuutta. Sisäinen ilmoituskanava vähentää tarvetta heti turvautua ulkoisen valvonnan organisaatioihin. Organisaatiolla on kanavan kautta mahdollista saada myös sellaisia väärinkäytösilmoituksia, jotka ilmoittajan jälkiseurausten pelon vuoksi jäisivät tulematta julki. 

Whistleblower-direktiivin voimaan tulemisen ajankohdasta on ollut paljon epätietoisuutta, samoin siitä mitä kaikkia yrityksiä ja organisaatioita se koskee. Tilannetta ei ole helpottanut se, että asioista on käyty neuvonpitoa vielä kevään 2021 aikana ja todennäköinen h-hetki vähintään 50 henkeä työllistäville organisaatioille on joulukuussa 2021. Euroopan unionin neuvosto hyväksyi ilmiantokanavaa koskevan direktiivin vuoden 2019 lokakuussa.

Direktiivi koskee myös valtionhallintoa, alue- ja maakuntahallintoja ja yli 10 000 asukkaan kuntia. Niin ikään rahoituspalvelujen alalla ja rahanpesulain soveltamisalaan kuuluvilla organisaatioilla on velvoite ilmoituskanavan käyttöönotosta. Näitä ovat esimerkiksi vakuutusedustajat, kiinteistövälitysliikkeet ja kirjanpitäjät.

Myös alle 50 henkeä työllistävät pien- ja mikroyritykset voivat ottaa ilmoituskanavan käyttöön niin halutessaan.

Esitys kansallisesta lainsäädännöstä annettaneen eduskunnalle alkusyksystä 2021. Suomessa ei tällä hetkellä ole yleistä väärinkäytöksistä ilmoittajien suojaa koskevaa lainsäädäntöä tai valvovaa viranomaista. Tarkat voimaantuloajat ovat vielä hieman hämärän peitossa, mutta hyvissä ajoin liikkeellä olevat organisaatiot voivat saada edelläkävijän imagohyödyn verrattuna kilpailijoihin ja välttää kiireen mukana tulevan kohtuuttoman rahastuksen.

Kuten EU:n tietosuoja-asetukseen (GDPR), on unionin jäsenmailla mahdollisuus tehdä tähänkin direktiiviin kansallisia sovelluksia. Lainsäädäntö ei tosin saa olla direktiiviä lievempää. 

Whistleblower-ilmoituskanavan ympärillä on paljon samanlaista ”hypeä ja meteliä” kuin oli aikoinaan tietosuoja-asetuksen kohdalla, mutta tämäkään ei ole mitään rakettitiedettä. Hyvän palveluntarjoajan ja järjestelmän avulla ongelma on ratkaistavissa kohtuullisilla kustannuksilla.

Paras varautua myös ilmoitusten käsittelyyn

Suurilla yrityksillä ja organisaatioilla on omat lakiosastonsa, jotka kyllä hoitavat tähänkin direktiiviin liittyvät kiemurat, mutta pienemmät organisaatiot tarvitsevat ulkopuolista apua. Sitä on runsaasti tarjolla. Pk-yrityksen kannattaa kuitenkin tutkailla markkinoita tarkkaan, sillä palvelujen hintahaitari on suuri.

Ihan omin avuin pilliin puhaltajan kanavaa on vaikea luoda. Esimerkiksi eräät pienet kiinteistöpalveluiden sekä laki-, rahoitus- ja kirjanpitoalan yritykset ovat ihmeissään miten he saavat luoduksi anonyymin ilmoituskanavan niin, ettei se rasita kohtuuttomasti tulosta.

Järjestelmän rakentaminen ei ole ilmaista, eikä sen käyttökään suju kustannuksitta. Työnantajia hyvitetään tästä syystä direktiiviin sisältyvällä määreellä kolmen kuukauden vastausajalla. Tuona aikana työnantajalla on yksinoikeus vastata epäilyilmoitukseen edellyttäen, että järjestelmä on direktiivin vaatimusten mukainen. 

Epätietoisuudesta, epäselvyyksistä, siirtymäajoista ja kansallisen lainsäädännön viipymisestä huolimatta on kuitenkin varmaa, että direktiivi tulee voimaan. Siihen kannattaa varautua ja luoda anonyymi kanava nyt. Ensimmäisen vaiheen voimaantulopäivämääräksi on merkitty 17.12.2021.

Taustalla korruption ehkäisy

Whistleblower-direktiivin kansallista toimeenpanoa valmistellaan oikeusministeriössä ja työ- ja elinkeinoministeriössä. EU:n suuri tavoite direktiiville on tehostaa korruption ehkäisyä ja sen paljastumista ja näin säästää veronmaksajien varoja. Korruptio ja epäeettinen toiminta unionissa on suuri ongelma.

EU-komissio arvioi petoksista, korruptiosta ja muista laittomuuksista koituvan EU-budjettiin yli 200 miljardin eron loven. Jäsenvaltiot puolestaan menettävät vuosittain kymmeniä miljardeja verotuloja erilaisten suhmurointien seurauksena. Ilmoituskanavan uskotaan ilmoittajien suojelun myötä tuovan vuosittain miljardien eurojen hyödyn.

Yritysten omien lain velvoittamien ilmoituskanavien lisäksi perustetaan myös viranomaisten ylläpitämä ilmoituskanava, jonne voi luottamuksellisesti ilmoittaa väärinkäytöksistä, jos organisaation oman kanavan kautta tehty ilmoitus ei johda ilmoittajan mielestä tyydyttävään tulokseen.

Lisää luottamusta, tehostaa toimintaa

Nimettömän ilmoituskanavan perustarkoitus on paitsi suojella ilmoittajaa myös antaa etua ilmoituksen kohteelle, yritykselle tai muulle organisaatiolle. Ilmoituskanavan kautta yritys saa tietoa mahdollisista väärinkäytöksistä, jotka voivat vahingoittaa niin yrityksen taloutta kuin mainettakin. Näin kanava toimii hyödyllisenä tiedonsaantikanavana ja ehkäisee ennalta väärinkäytöksiltä.

Ilmoituskanavaan on hyvä suhtautua positiivisesti. Se on pohjimmiltaan tärkeä elementti liiketalouden turvallisuustekijänä. Sillä minimoidaan riskejä, puututaan epäkohtiin yrityksen sisäisessä prosessissa ja lisätään siten kaikkien organisaation kanssa tekemisissä olevien luottamusta yritystä kohtaan. 

Sisäinen ”pyykinpesu” voi olla ratkaisevan tärkeää yrityksen imagolle julkisuusherkässä maailmassa. Havaitut epäkohdat ja epäasialliset menettelyt saadaan tietoon hyvissä ajoin ja ne voidaan myös korjata ilman suurempaa hälyä. Median ja sosiaalisen median riepoteltavaksi joutuminen on raastavaa ja usein raakaa.

Johdon kouluttauduttava vastaamaan

Toistaiseksi on julkisuudessa ollut varsin vähän tietoa siitä miten tehtyjä ilmoituksia käytännössä käsitellään ja kuka niitä käsittelee. Mutta kun ilmoituskanavan toiminnasta vastaavaksi nimetään henkilö tai osasto, on selvää, että näillä tulee olla nuotit etenemisestä. Uuden direktiivin edellyttämän ilmoituskanavan käyttö ja käytänteet varmasti muotoutuvat kokemuksen myötä.

On kuitenkin selvää, että yritysten johdon ja eri sektoreiden esimiesten on oltava valmiit toimimaan samojen nuottien mukaisesti olivatpa esitetyt epäilyt yhden henkilön tai suuremman joukon ratkaistavissa.

Anonyymi ilmoituskanava ja rahanpesulaki

Lataa kalvosarja pdf-muodossa tai katso alta video.

Pro Vastuullisuus -palvelun esittely

Lataa esittely pdf-muodossa tai katso alta video.

Pro Vastuullisuuden logo

Pro Vastuullisuus on pk-yrityksen kustannustehokas ja helppokäyttöinen yritysvastuun hallinnointijärjestelmä.

Pyydä henkilökohtainen esittely - ei velvoita mihinkään!

Lisenssityyppi 1–9 henkilöä 10–29 henkilöä 30–49 henkilöä 50–99 henkilöä
Perus 99 € / vuosi (1–9 henkilöä) 199 € / vuosi (10–29 henkilöä) 399 € / vuosi (30–49 henkilöä) 599 € / vuosi (50–99 henkilöä)
Laaja 199 € / vuosi (1–9 henkilöä) 399 € / vuosi (10–29 henkilöä) 599 € / vuosi (30–49 henkilöä) 999 € / vuosi (50–99 henkilöä)

Pyydä esittely

Pro Vastuullisuus -pilvipalvelun perusversion ominaisuuksia

  • käyttäjätunnusten ja -oikeuksien sekä yksiköiden luonti ja hallinnointi
  • yrityksen vastuullisuuden itsearviointi
  • mahdollisuus tehdä erilaisia versioita eettisistä ohjeista ja vastuullisuusraportista
  • whistleblower-direktiivin edellyttämä anonyymi ilmoituskanava
  • ilmoitukseen voidaan liittää valokuvia
  • kaikille Pro-palveluille yhteinen koulutusrekisteri
  • molemmat versiot toimivat myös mobiilisti

Laaja versio

  • ­monikanavainen whistleblower-direktiivin edellyttämä anonyymi ilmoitusjärjestelmä
  • käyttäjien määrää ei ole rajoitettu
  • organisaation whistleblowing-toimintaohjeet
  • whistleblower-ilmoituksen tutkintaraportti
  • korjaavien toimien muistutukset
  • toimintaohjeet rahanpesun riskien hallitsemiseksi ja lain velvoitteiden noudattamiseksi
  • rahanpesulaki - ilmoitusvelvollisen riskiarvio
  • rahanpesulaki - ilmoitusvelvollisen riskiarvio (AVI:n ohje)
  • organisaation oma riskien arviointi
  • englanninkieliset versiot eettisistä ohjeista ja vastuullisuusraporteista
  • englannin- ja ruotsinkielinen anonyymi ilmoituskanava

Palvelua toteuttamassa